Etiketa online konferencií a porád: 10 pravidiel virtuálnej etikety
S príchodom pandémie koronavírusu sa rozmohla kultúra práce z domu, čo zahŕňa aj online konferencie a porady. Je veľmi pravdepodobné, že tento trend sa ešte nejaký čas udrží a ktovie, možno si ho podniky a korporácie osvoja aj v budúcnosti natoľko, že minimalizujú každodennú prítomnosť zamestnancov na pracovisku na najnižšiu možnú mieru. Keďže ide o pomerne novú záležitosť, nie všetky zúčastnené strany poznajú biznis etiketu online prenosu z mítingov.
10 pravidiel etikety virtuálnych stretnutí, ktoré by mal poznať každý profesionál
Často sa stáva, že nie všetky strany poznajú pravidlá biznis etikety a niekto z prítomných urobí poriadne faux pas. S našimi tipmi vy medzi nich patriť určite nebudete.
1. Príďte načas
Nik nechce márniť čas sedením pred prázdnou obrazovkou a čakaním na hostiteľa video hovoru a všetkých zúčastnených strán. Ak organizujete hovor vy, z úcty k tým, ktorí prišli načas, začnite v presne stanovený čas. Keď sa oneskorenci pripoja, neopakujte kvôli nim to, čo ste už raz hovorili. Ak hovor nahrávate, prípadne z neho robíte zápisnicu, k informáciám sa dostanú týmto spôsobom.
Ak ste organizátorom hovoru, na začiatku predstavte všetky body programu, ktorým sa plánujete venovať, aby mali ostatní predstavu o časovom a informačnom rámci stretnutia.
Sledujte svoje sny a túžby: Vytvorte si motivačnú nástenku vízií a cieľov
2. Vhodne sa oblečte
Je absolútne neprípustné zobudiť sa päť minút pred rannou poradou, sadnúť si k PC, zapnúť ho a participovať. Vstaňte dostatočne včas, presne tak, ako keby ste išli do práce fyzicky. Ranná hygiena je samozrejmosťou. Rovnako dôležité je to, ako sa oblečiete a upravíte. Váš vzhľad by sa nemal ničím líšiť od toho, ktorým sa prezentujete vo firme naživo.
3. Jedlo na míting nepatrí
Ak ste a nestihli naraňajkovať, vaša smola. Budete to musieť odložiť na čas po skončení video hovoru. Pohár s vodou, šálka s čajom či kávou je v poriadku. Jedlo však pred kameru nepatrí.
4. Neťukajte do klávesnice
Ak si robíte poznámky na počítači, vypnite si mikrofón. Ostatných by vaše ťukanie do klávesnice mohlo rušiť.
5. Kamery on alebo off
Na začiatku musí byť presne stanovené, či budú mať všetky zúčastnené strany kamery vypnuté alebo zapnuté. Je veľmi nezdvorilé vypnúť si kameru, ak ju majú ostatní zapnutú.
Samostatnú kapitolu tvorí prijímací pohovor do zamestnania. Nepripadá do úvahy, aby sa odohrával bez zapnutých kamier, prípadne znevýhodňoval záujemcu o prácu tak, že, kým jeho kamera bude zapnutá, aby sme videli, koho do práce prijímame, my si kameru vypneme.
6. Mikrofón
Váš mikrofón by mal byť zapnutý len v tej chvíli, keď rozprávate. Zvyšok času si mikrofón vypínajte, aby zvuky okolo vás nerušili vašich kolegov. Snažte sa počas prezentácie nešušťať papiermi ani nebúchať predmetmi umiestnenými na stole.
7. Dbajte na svoje okolie
Dajte si dobrý pozor na to, čo sníma vaša kamera okolo vás. Neustlaná posteľ, kuchynský drez plný riadu, obliekajúci sa partner na kameru nepatria. Vaše okolie by malo byť vkusné a upratané.
8. Neodchádzajte
Ďalšia neprípustná vec je odísť od zapnutej kamery a nechať druhú stranu rozprávať do prázdna. Nerobte to. Je to veľmi nezdvorilé.
9. Vypnite si mobil
Minimalizujte tiež všetky ostatné zvuky. Ak máte psa, zatvorte ho na obdobie trvania hovoru do vedľajšej izby. Nie je nič horšie ako brechajúci havkáč práve v tej chvíli, keď potrebujete svojmu nadriadenému odprezentovať niečo dôležité.
10. Hovor ukončite vhodnou formou
Pred koncom stretnutia, ako líder hovoru zrekapitulujte jednotlivé body mítingu. Preberte s kolegami navrhnuté kroky a ďalší postup. Okrem toho informujte všetkých zúčastnených o tom, čo bude nasledovať ďalej. Napríklad, že im do mailu pošlete link na video záznam z porady na stiahnutie, že im rozpošlete mail so zápisom z porady alebo im rozdelíte úlohy. Dajte tiež priestor na otázky.
5 vecí, za ktoré sa nemusíme ospravedlňovať
Úplným záverom poďakujte svojim kolegom za čas. Úspešné online stretnutie si vyžaduje aktívnu participáciu každého účastníka. A preto predtým, ako sa z porady odhlásite a ukončíte ju, prejavte svoje uznanie za ich úsilie poďakovaním.