Time manažment – v čom je jeho tajomstvo?

Diana Mašlejová | 23. Jun 2019
timemanagement, čas, harmonogram, ako si zorganizovať, organizácia, práca, súkromie, voľný čas, rodina, voľno, povinnosti, chaos, stres, náplň, deň, manažment, časový manažment

Niekto zvláda väčší nápor povinností „ľavou zadnou“, pre iného je aj zopár úloh navyše poriadnou výzvou. Prečo sa toho o time manažmente toľko nahovorí, a sme vôbec odkázaní na stopercentne efektívne prerozdelenie času?

Work balance a time manažment  

V dobe, kde sa čas stal takmer najvzácnejšou komoditou, je jeho efektívne prerozdelenie schopnosťou na nezaplatenie. A ľudia radi zaplatia, aby si našli viac času, napríklad na inú, ďalšiu úlohu, prípadne dokonca na voľný čas a na rodinu. Na trhu nájdete množstvo rôznych kurzov, ktoré vám prezradia zaručený recept „ako na to“.

Názory psychológov na túto tému pritom nie sú jednoznačné. Podľa jednej skupiny odborníkov totiž na „trh práce“ prichádzame s určitou osobnostnou a povahovou výbavou, ktorá nás vo veľkej miere determinuje aj v tom, ako využívame samotný čas. Znamená to, že človek vysoko kreatívny, ktorý srší skvelými nápadmi, ale v oblasti praktickej je skôr chaotický, bude s časom nakladať inak ako človek typu „včielka“, ktorý jednoducho miluje odfajknutie povinnosti.

Kvalitný manažér alebo odborník na danú oblasť by mal preto s každým jedincom pracovať ako s osobitou individualitou. Isteže, existujú všeobecne platné rady, no vždy by malo byť možné aplikovať ich na konkrétny prípad. Podľa poučky je time manažment schopnosť plánovať, kontrolovať a vykonávať činnosti tak, aby človeku ostal čas aj iné „domény“, a teda žil v súlade s work-life balance. V korporátnom svete je time manažment veľmi diskutovanou témou a v prípade, že jedinec pracuje v kreatívnom odvetví, alebo takpovediac „šéfuje sám sebe“, musí byť vhodné prerozdelenie času jeho starým známym – inak sa mu pracovné povinnosti takpovediac zosypú na hlavu.

Treba tiež podotknúť, že zatiaľ čo niektorí ľudia stres a napätie z blížiaceho sa termínu vlastne potrebujú, iní preferujú systematickosť a životnú teóriu „krok po kroku“. Najnovšie výskumy z danej oblasti sa čoraz viac prikláňajú k spomínanému individualizmu a riešeniam „na mieru“, namiesto všeobecne platných pravidiel, ktoré sa preferovali ešte pred pár rokmi.  

1. TO DO list

Jedným zo základných prvkov, ako zlepšiť vlastný time manažment, je začať si písať takzvaný „to do list“. Je v podstate jedno, že pôjde o poznámkový blok, alebo list papiera prilepený na chladničke. Podstatné je, aby na ňom bolo všetko, čo potrebujete splniť. Niekomu stačí, keď do „to do listu“ obsiahne iba pracovné povinnosti, iný doňho potrebuje zahrnúť aj voľnočasové a rodinné aktivity. Aj kľúč času je na vás.

To do list si môžete písať vždy večer pred spaním, raz za týždeň – prípadne si zvoliť inú periodicitu.

Plus – pomôže vám pripomenúť si úlohy a splniť ich.

Mínus – pre niekoho nevyhovujúci model, ktorý ho dostáva do psychického tlaku.  

2. Priority plán

Obdoba „to do listu“ je cestou, ako takpovediac oddeliť zrno od pliev. Určiť si priority je totiž základom efektívneho spravovania času – v tom sa zhodujú všetci. Zatiaľ čo „to do list“ sa môže stať zákerným, pretože vám pôjde vybuchnúť hlava od všetkých nastávajúcich povinností, priority plán by mal zahŕňať iba najpodstatnejšie záležitosti. Vhodnou radou je dodržanie troch základných kategórií – troch priorít.

Ja, osobný život a práca. Priority plán je všeobecnejší a ide skôr o mechanizmus, preto ho netreba preplniť úlohami. Stačí jedna priorita k jednej kategórii.

Plus – efektívne riešenie, ako naplniť cestu „work life balance“.

Mínus – hlavne, aby ste sa pri plnení necítili ako robot.  

3. Delegovanie

Efektívne delegovanie – to je skill, ktorý sa oplatí ovládať. Isteže, ani s ním to netreba preháňať (nič nie je otravnejšie ako ľudia, ktorí toho sami veľa nespravia, ale v delegovaní sú jedničky). Delegovanie sa týka pracovných povinností, ale aj osobných záležitostí. V podstate ide o vec spolupráce. Určite ste sa stretli s ľuďmi, ktorí si radšej všetko urobia sami. Je to chvályhodné a na takých ľudí sa dá plne spoľahnúť, avšak sami sa môžu dostať do víru povinností, stresu a tlaku, ktorý môže končiť až vyhorením.

Delegovanie nemusí byť iba chladným prerozdelením, v rodine môže ísť o obyčajnú prosbu o pomoc a o spoluprácu a zábavný čas s rodinnými členmi, alebo partnerom.

Plus – jednoznačné plus je v kooperácii, ktorá má pozitívny vplyv na všetky aspekty nášho života.

Mínus – ako vo všetkom, ani s delegovaním to netreba preháňať, aby sa z neho nestalo (a to platí najmä v pracovnom prostredí) využívanie, alebo jedinca neobralo o schopnosť pracovať samostatne.  

4. Nie!

Rovnako ako schopnosť vedieť spolupracovať je pre náš osobný aj profesionálny život nevyhnutné dokázať povedať nie. Vtedy, keď nevládzeme, vtedy, keď nám náš vnútorný hlas našepkáva, že to jednoducho nepôjde a daná skúsenosť nám neprinesie nové poznanie, ani radosť.

Neschopnosť povedať nie je podľa psychológov jedným z troch hlavných dôvodov, prečo ľudia nie sú schopní zvládnuť princípy efektívneho rozdelenia času. „Ešte toto, ešte hento“ a pracovné povinnosti sa kopia. Priority plán je nemožné splniť a vy postupne odsúvate svoje potreby na druhú koľaj.

Niekedy je užitočné stretnúť sa v živote aj so zlou, či vyhrotenou pracovnou skúsenosťou – naučí nás, čo je podstatné a čo nie. Dôležité je správne vyhodnotenie.

Plus – vedieť povedať nie je jednoznačné plus pre život podľa vlastných predstáv, a teda šťastný a naplnený život vo viacerých oblastiach.

Mínus – treba si dať pozor, aby človek nehovoril nie až príliš často.  

5. Integrácia alebo separácia?

Zdanlivo sa do nášho zoznamu nehodí, avšak mnohí psychológia (medzi nimi aj Angela Grippo) upozorňujú, že poznanie samého seba je kľúčom k efektívnemu time manažmentu a zvládnutiu work life balance. Ak je jedincovi od podstaty bližšia práca v kolektíve, bude v ňom výkonnejší, efektívnejší a v neposlednom rade spokojnejší. Ak však ide o individualistu, všetky predchádzajúce rady si môže strčiť za klobúk – šťastie dosiahne iba v okamihoch a ani zďaleka sa v pracovnom smere neposunie tam, kam by mohol.

Podľa psychologičky Angely Grippo robí veľa ľudí v pracovnom živote chybu, že aj napriek poznaniu svojho vnútorného nastavenia (integrácie – separácie) si kvôli „pracovnej ponuke, ktorá sa neodmieta“ navlečú slučku okolo krku.

Plus – poznanie a najmä rešpektovanie svojho vnútorného nastavenia môže byť revolučným krokom vo vašom živote.

Mínus – niekedy to chce skutočne silu a odvahu vydať sa na vlastnú cestu.

6. Efektívna komunikácia

Je naozaj samostatnou témou. Z pozorovaní vyplýva, že podobne ako „neschopnosť povedať nie“ je aj neefektívna komunikácia dôvodom, prečo to s work-life balancom jednoducho nevychádza. Čistá, zrozumiteľná komunikácia s využitím moderných technologických vymožeností možno nie je práve cestou k osobným vzťahom, na druhej strane nám poskytuje čas dané vzťahy rozvíjať vo voľnom čase, ktorý nám ušetrí.

Nekonečné rozprávanie sa, porady, spisovanie, brainstormingy, telefonáty a vysvetľovania sa môžu stať skutočnou prekážkou na vašej ceste k efektivite.

Predtým, ako potrebujete do svojich pracovných úloh zaradiť niekoho ďalšieho, si treba ozrejmiť, či je nutné zdvihnúť telefón, alebo pokojne stačí úlohu delegovať do mailovej správy. Výber komunikačných prostriedkov, spôsob, ako a koľko danú „úlohu“ potrebujete s ďalším človekom pertraktovať, je podľa odborníkov kľúčovým faktorom a môže vám ušetriť neuveriteľné množstvo času.

Plus – stručnosť, efektívnosť. Podľa teórie skúmajúcej tých najväčších lídrov a úspešných šéfov, ide o alfa omegu úspechu spoločností.

Mínus – nezabudnite na ľudskosť.  

7. Sebakontrola

Do nej v rámci time manažmentu spadá aj fokus, a teda plné sústredenie sa na povinnosť, či úlohu, ktorú máme pred sebou. Večera s partnerom, pracovný míting? Efektívny time manažment predpokladá, že danú záležitosť zvládnete na jednotku len vtedy, ak jej dáte plnú koncentráciu. S ňou má podľa psychológov problém každý druhý produktívny človek súčasnosti.

Dôvody? Prílišné pracovné zaťaženie, nedostatočná psychohygiena a relax, neschopnosť a zanedbávanie trávenia času osamote. Dôsledky? Nuž, roztekaná pozornosť je len jedným z nich. V dlhodobom meradle to môže byť aj stres a jeho zdravotné riziká, rovnako ako problémy v osobnom živote.

Je evidentné, že time manažment nie je len pracovnou záležitosťou, ale ide ruka v ruka s work-life balance. Jedno na úkor druhého môže byť skutočne zhubné a nebezpečné pre našu vnútornú stabilitu.

Plus – plná koncentrácia má svoje pravidlá. Nedosiahnete ju, pokiaľ idete takpovediac „z posledného“. Naučiť sa relaxovať, byť spoločenský, rozvíjať plnohodnotné a najmä úprimné vzťahy s rodinou a priateľmi, je nevyhnutným aspektom spokojnosti a v pracovnej oblasti.

Mínus – work life balance rozhodne nemá žiadny mínus.