Využite čas v práci efektívne: Zoznámte sa s technikou POMODORO
Chceli by ste mať viac priestoru na cvičenie či prípravu zdravých a chutných dobrôt pre celú rodinu, no vo voľných chvíľach sa venujete pracovným povinnostiam, lebo ste to počas šichty nestihli? Ubíja vás robenie nadčasov v práci a popoludnia by ste radšej trávili so svojimi blízkymi pri spoločných aktivitách a koníčkoch?
Poďme rovno k veci a dajme si ruku na srdce. Je problém v tom, že máme toho na svojich pleciach naozaj neprimerane veľa, alebo sa počas pracovnej doby venujeme aj tomu, čomu nemusíme? Napríklad čítaniu spravodajských článkov, ktoré nás zväčša aj tak len znechutia alebo naplnia obavami, sledovaniu sociálnych sietí, četovaniu s priateľmi, pozeraniu videí od kolegov či známych posielaných s úmyslom, aby sme sa trošku rozptýlili…
Nemáte celkom „čisté“ svedomie? Ponúkame vám jednoduchý návod na to, ako využívať čas v práci efektívne, poraziť prokrastináciu (chronické odkladanie plnenia dôležitých úloh na neskôr) a netráviť tam ani minútu navyše.
Pozitívne naladení: Preplávajte životom s nadhľadom
Technika pomodoro – legendárny systém plánovania času
Technika pomodoro nie je žiadnou novinkou. Svetlo sveta uzrela ešte v osemdesiatych rokoch minulého storočia a dnes ju využívajú milióny ľudí po celom svete. Jej autorom je Talian, Francesco Cirillo. Aktuálne pôsobí ako softwérový inžinier, mentor vývojových pracovníkov a softwérových tímov. Zároveň je majiteľom konzultačnej spoločnosti Cirillo Consulting so sídlom v Berlíne.
Zaujíma vás, prečo práve názov pomodoro, teda paradajka? Nuž preto, lebo v období vzniku tejto techniky sa pri jej praktizovaní využívali kuchynské časovače (minútky) v tvare rajčiny. Ak chceme byť autentickí a nevoňajú nám rôzne aplikácie inšpirované touto metódou, bez problémov ich za pár eur zoženieme aj dnes.
Metóda pomodoro je založená na jednoduchom princípe – ak sa chceme plne koncentrovať, byť maximálne kreatívni a produktívni, potrebujeme časté a krátke prestávky. Tak sa vyhneme únave, klesajúcej výkonnosti, zbytočným chybám, zlým odhadom, prepracovaniu i nadčasom.
Sisu – životný štýl z Fínska: Je v nás viac sily, ako si myslíme
Ako praktizovať pomodoro?
Skôr, ako sa pustíme do aplikovania tejto metódy organizácie času do praxe, mali by sme mať k dispozícii časovač, papier, pero, alebo pomodoro aplikáciu (výborná je napríklad Pomodoro Timer Software priamo na stránke www.francescocirillo.com, ktorá sa dá stiahnuť zadarmo).
Okrem toho je vhodné si na začiatku každého pracovného dňa spísať zoznam úloh podľa dôležitosti. To znamená, že tie najpodstatnejšie si dáme na prvé priečky nášho plánu a budeme ich riešiť na začiatku dňa.
- Následne si vyberieme prvú úlohu, ktorú chceme splniť a nastavíme si časovač na 25 minút. Vopred by sme mali sami sebe sľúbiť, že sa pokúsime po celý tento čas maximálne koncentrovať. Zároveň sa snažíme eliminovať nežiaduce rozptýlenie (zatvoríme dvere na kancelárii, odhlásime sa z mailovej schránky, telefón dáme na tichý režim a tak ďalej).
- Keď nás minútka alebo aplikácia upozorní, že uplynulo 25 minút, urobíme si na papier čiarku alebo nakreslíme malú paradajku. Ak sa stane, že sme prácu za tento čas neurobili, jednoducho budeme pokračovať hneď po prestávke. Poznačíme si, čím začneme. Naopak, ak úlohu dokončíme skôr, zvyšný čas do prestávky venujeme jej vylepšeniu.
- Po prvom „pomodore“ nasleduje 3 – 5-minútová prestávka. Počas nej si dožičíme šálku voňavej kávy, kúsok horkej čokolády, urobíme rýchly strečing, dáme si krátku prechádzku alebo otvoríme okno a zhlboka dýchame.
- Po prestávke nasleduje opäť 25 minút intenzívnej práce a ďalšia prestávka.
- Keď budeme mať na papieri nakreslené štyri čiarky alebo paradajky, znamená to, že je ideálny čas na dlhšiu pauzu v trvaní 20 – 30 minút.
- Potom si dáme ďalšie pomodoro kolo v rovnakom harmonograme.
Môže sa stať, že nám odporúčané intervaly práce a prestávok vyhovovať nebudú. Samozrejme, nemusíme sa ich držať striktne. Ak je pre nás ťažké sústrediť sa 25 minút, tak si jednoducho stanovíme fázu práce na 20 minút. Naopak, pri niektorých projektoch nám môžu byť prikrátke, tak si ich predĺžime podľa potreby.
Funguje, alebo nefunguje? Čo je na tejto technike POMODORO najzaujímavejšie?
Spýtali sme sa Miroslava Zaťka, kouča pozitívneho myslenia.
Čo vás na pomodoro technike najviac zaujalo?
Jednoduchosť a zrozumiteľnosť. Stačí vám pomodoro časovač alebo aplikácia v telefóne. 25-minútové úseky rozdelené krátkymi prestávkami. To je všetko. Už roky si robím zoznam úloh na každý deň. Niektoré majú väčšiu, niektoré menšiu prioritu. Sú pracovné dni, keď je tých úloh naozaj dosť. Ako to zvládnuť? Bez ohľadu na to, či už spomínanú techniku použijete, alebo nie – urobte si reálny osobný prieskum, ako trávite čas v práci. Prípadne pozorujte svoje okolie. Budete šokovaní.
Kávičky, debaty „o ničom“, sledovanie sociálnych sietí, cigaretka, osobné telefonáty, odpovede na zbytočné maily, dokonca hranie sa. Tento zoznam pomaly nemá konca-kraja. Otázka znie – koľko času teda reálne venujeme práci? Nemôžeme riadiť čas, len seba v čase.
Máte techniku pomodoro vyskúšanú?
Áno, mám ju vyskúšanú a funguje perfektne. Spravil som viac práce, bol som efektívnejší. Lepšie som sa koncentroval a, čo je najpodstatnejšie, výrazne sa u mňa zvýšila pracovná pohoda. Predstavte si misky váh – záver pracovného dňa, keď ste v strese z toho, že nestíhate a záver pracovného dňa, keď odchádzate usmiaty domov a zoznam úloh je splnený. Čo preváži, je zrejme jasné.
Úprimne priznávam, že prvé dni to bolo trápenie a techniku som nezvládal. Riešil som prichádzajúce textové správy, messenger a podobne. Aj pri tejto technike platí, že je potrebné pracovať na nej minimálne mesiac, aby sa z nej stal návyk. Musíte byť na seba prísny. Nastavíte si časovač a pustíte sa do úlohy. Všetko ostatné musí ísť bokom. Vrátane vášho nadriadeného. Čo je zlé na tom povedať šéfovi, že za ním prídete o 9 minút, keď dokončíte úlohu? Prestávky sú vynikajúce, pretože práve tie sú určené na navštívenie toalety, telefonát drahej či pokec s kolegom.
Pri prestávkach treba byť na seba obzvlášť prísny, aby sa z krátkej pauzy nestala dlhá.